Recién estaba platicando con algunos amigos, y me acorde de hace algún tiempo cuando comencé a hacer lo que voy a platicarles hoy, más o menos habrá sido como a mediados o finales del año 2019, cuando estaba poniendo en orden los proyectos de la familia y bueno había muchas cosas que coordinar, y constantemente cometíamos un error que seguro a muchos de ustedes les pasa, “olvidaba las actividades que tenia que llevar a cabo día a día o semana a semana“, los objetivos de los planes eran claros, pero para lograrlos era necesario dar un seguimiento a las actividades pequeñas, por lo que implemente el uso de Kanban y WhatsApp para ayudarme en casa.
Ahora con esa breve introducción, quiero ir desmenuzando un poco de que va este tema, y como llegue al titulo que les he puesto para esta publicación. Recordaran que yo trabajo en el área de TI desarrollando proyectos en más de una ocasión me ha tocado ser parte de equipos que desarrollan proyectos bajo diversas metodologías entre ellas las ágiles, que son las que voy a utilizar en este momento, y no se confundan, no es que quiera que llevemos el trabajo a casa, pero créanme, que con solo tomar un poco de ellas mi familia tiene mejores resultados en los proyectos de casa y/o familiares.
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¿Que es una metodología ágil?
Sin duda una de las cosas mas importantes en todo esto es que logremos entender la esencia de lo que va la metodología ágil, no se espanten no los saturare con mucha teoría, así que primero una definición de ágil según la Real Academia Española.
Ágil: - Que se mueve con soltura y rapidez. - Dicho de un movimiento hábil y rápido. - Que actúa o se desarrolla con rapidez y prontitud
Ahora cuando transferimos esos significados a una metodología, que no es otra cosa que: un conjunto de métodos establecidos que se siguen para la resolución de una investigación, un estudio, una exposición o en este caso un proyecto.
El resultado es una metodología hábil y rápida que desarrolla con rapidez y prontitud, y que claro se mueve con soltura, para facilitar la adaptabilidad de acuerdo al momento y las necesidades.
En palabras mas simples tenemos una serie de pasos y reglas que nos permiten ir actuando de acuerdo al momento y las necesidades, claro sin perder el objetivo del proyecto.
Y que serían las metodologías sin herramientas, y una de las muchas que se mencionan dentro de la metodología, es el Tablero de Kanban
¿Que es el Tablero de Kanban?
Antes de ir a lo que es el tablero kanban, definir que es y como llego a las metodologias ágiles, entendamos que es Knaban:
Kanban: Es una palabra que en japonés significa letrero o tarjeta, y es en forma mas práctica un sistema que controla la fabricación de productos en la cantidad y tiempos necesarios.
Una vez establecido lo anterior, ya es posible definir lo que es un Tablero Kanban, y se define de la siguiente forma:
Tablero Kanban: Es una herramienta para mapear y visualizar un flujo de trabajo, y cada tablero se divide en tres secciones básicas indicando el estado de la tarea: Por Hacer, En Proceso, Hecho.
Me parece que esto es lo mas importante que deben saber en este momento. Ahora, quiero que se queden con la idea de las 3 columnas que se mencionaron:
- Por Hacer
- En proceso
- Hecho
Por tanto la siguiente pregunta es: ¿Qué papel juega aquí el Whatsapp?, bueno vamos a descubrirlo.
Whatsapp y kanban para el seguimiento a proyectos
Si navegan por internet podrán ver que hay muchas herramientas para poder dar seguimiento a proyectos a través de tableros kanban, sin embargo, creo que están enfocadas a Lideres de Proyecto (PMs), o equipos de desarrollo, y aunque algunas son gratis, no todas tienen una aplicación móvil fácil de utilizar, y esto se trata de que para todos los miembros de la familia sea algo fácil de utilizar.
Así que no me voy a dedicar en esta ocasión a explicar las otras herramientas y les diré que usen aquella que la mayoría de los miembros de la familia tiene, en mi caso Whatsapp, pero bien puede ser Skype, WeChat, Telegram, o cualquier otra que les sea sencilla y fácil de implementar entre todos los miembros que vayan a participar.
Ahora la idea es muy simple, se trata de colocar las tres secciones antes descritas, en español, en inglés o en el idioma que prefieran, de preferencia en negritas para que puedan diferenciar entre lo que ya se hizo y lo que aun no se ha echo.
En el ejemplo que les muestro, yo utilizo
- Hecho
- En Progreso
- Pendientes
Como podrán ver son tareas realmente simples pero que aportan, cuales son las reglas que tengo:
- Nunca pongo cantidades
- No utilizo datos sensibles o personales
- Solo describo actividades generales
- Escribo la lista al comienzo de la semana
- Le doy un seguimiento 3 veces al día (mañana, tarde y noche)
- Lo que ya se cumplió y no es necesario mantener en el listado, al día siguiente lo elimino
- Lo que no se alcanza a cumplir lo pongo nuevamente en el siguiente estatus.
- Si por alguna razón en una semana no se cumplió alguna actividad, reviso con la familia y veo el porque, en caso de ser necesario subdivido la actividad, la reprogramo para otra fecha o la descarto
Recuerden que para que no se vuelva una lista interminable, tiene que ser cosas que se puedan lograr durante el día, 2 o 3 días, cuando mucho en una semana, siempre en función de lograr mini objetivos de uno o varios proyectos mas grandes.
Beneficios de WhatsApp y Kanban
A este pequeño tip que les he traído hoy le veo varios beneficios que les pueden resultar muy útiles tanto a ustedes como jefes de familia como a sus parejas e hijos, esta forma de trabajo funciona en otras culturas porque la practican cotidianamente, las metodologías ágiles estarán entre nosotros por algún tiempo, ya se que las uses tu, las use tu pareja o que las vayan a usar tus hijos, así que por que irles enseñando las bases y desarrollándoles otro tipo de mentalidad, al que lleva el seguimiento también le dejara otras habilidades de liderazgo, organización y seguimiento, importantes para posiciones de mayor responsabilidad.
Les dejo una pequeña lista con algunas de las cosas mas importantes que he mencionado:
- Logro de objetivos grandes con objetivos pequeños
- Practicar las bases de la metodología en casa
- Preparar a los jovenes para la forma de trabajo ágil
- Practicar en casa actividades de liderazgo
- Desarrollar desde casa habilidades de seguimiento a proyectos
- Trabajar de forma organizada y sistematica
- Trabajar en base a resultados
Finalmente
Solo me resta invitarlos a leer mas, a implementar o usar lo que mas les convenga, recuerden que mi intención es compartirles lo que a mi me da resultado, que no significa que sea el único camino o forma, por lo que si se les ocurre algún otro método, técnica o complemento que pueda valer la pena incluir o discutir, por favor compártanlo.
