Introducción a la Automatización de Procesos con Robótica o Robotic Process Automation (RPA)

Guillermo Granillo

Anteriormente ya había mencionado de manera muy general el tema de Robotic Process Automation (RPA), pueden leer sobre ello en Business 4.0 en las areas laborales, sin embargo, es momento de dar un breve recorrido por el tema y complementarlo con esta introducción sobre el tema de la automatización de procesos.

Así que sin mas manos a la obra, comencemos.

RPA (Robotic Process Automation): es la tecnología que habilita robots en forma de software para llevar a cabo tareas repetitivas y basadas en reglas. Los humanos generalmente realizamos estas tareas a través de interfaces de usuario con herramientas típicas como el ratón y el teclado.

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Los robots creados con RPA son capaces de imitar las acciones de los humanos, con la diferencia de que son mas precisos, consistentes y rápidos.

Combinados con Inteligencia Artificial (IA), RPA puede alcanzar trabajos mas sofisticados. Lo cual abre infinitas posibilidades en el camino hacia la completa automatización empresarial.

Automatización: es un termino que describe mas precisamente el resultado de llevar a cabo la implementación de herramientas que sean capaces de ejecutar una misma tarea de manera monótona en una menor cantidad de tiempo y con la menor cantidad de errores posible.

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Algunas veces es posible que ambos temimos, RPA y Automatización sean usados de manera intercambiada, aunque en el estricto sentido de la palabra RPA es la herramienta con la que se logra la automatización.

A toda nueva idea, a toda nueva tecnología le ocurre algo similar, y es que a su alrededor surgen un sin fin de teorías, mitos y realidades que pueden empujar o frenar a estas, es por eso que antes de continuar con el tema, quisiera tomarme unos minutos para aclarar algunas de las más comunes inquietudes que conozco.

La automatización reemplazara a los humanos en la fueraza laboral

Esto es un mito, aún con la inteligencia artificial las capacidades de un robot no le permiten ser independientes del ser humano, ya que su "pensamiento", ha sido programado y condicionado, por lo que no es posible que sean autosuficientes en todos las formas, por el contrario existen algunos beneficios de este tipo de iniciativas, por ejemplo: RPA le permite a los empleados incrementar su eficiencia y productividad lo que les permite poner foco en actividades de mas alto nivel y/o importancia. Un segundo beneficio puede ser la redefinición de roles dentro de la empresa lo que permitirá el crecimiento de empleados y su reubicación a tareas mas enfocadas al cliente.
Los robots son 100% precisos

Esto es un mito, ya que los robots pueden cometer errores, entendamos que estos siguen a la letra las instrucciones que les fueron dadas, por lo que si el proceso tiene defectos, en consecuencia el robot heredara esos defectos en la mayoría de los casos, y es justo ahí donde la intervención humana es necesaria para hacer las correcciones pertinentes.
Algunos procesos automatizados con RPA pueden ser automatizados con APIs o lenguajes de Programación

Esto es un hecho, pero cual es la diferencia con la automatización con RPA, bueno los desarrollos requieren de mayor cantidad de recursos (gente, dinero, tiempo, infraestructura, etc), los procesos de RPA, para bien o para mal utilizan los mismo ambientes que los humanos ya tienen y esto simplifica un poco la iteracción.
RPA no trabaja en todas las industrias

Esto es un mito, dado que RPA fue diseñado para automatizar procesos desde el punto de vista de las interfaces que utilizan los empleados, prácticamente cualquier industria puede ser automatizada, siempre que no se trate de sistemas demasiado viejos ya que estos últimos tendrán limitantes y/o excepciones.
RPA no vale el costo de la inversión

Esto es un mito, aquí quiero aclarar un poco el tema ya que es complejo pero hay una realidad y es que el costo de inversión no es comparable con una implementación de un BPM o ERP, aún así hay múltiples ejemplos de que este tipo de automatizaciones realmente tienen un significante ROI
La transformación digital es un proyecto puramente tecnológico y no tiene una gestión centralizada

Esto es un mito, en cierta forma lo que se busca con la transformación digital es que todo el personal participe de esta y que no sea solo una tarea responsabilidad del área de TI. Tan es así que los proveedores de RPA han buscado llevar a las manos de cada empleado la posibilidad de crear y mantener sus propios robots, así como de llevar la administración de los mismos hasta cierto punto.

Como ya se ha mencionado esta tecnología permite imitar el comportamiento del ser humano a través de software de computadora, y dicho software es conocido como ROBOT.

Los robots de RPA en general pueden:

Extraer estructuras de datos de documentos.
Autenticarse y correr aplicaciones
Abrir correos electrónicos y manipular archivos adjuntos
Llenar formularios
Leer y escribir directamente a Bases de Datos
Hacer cálculos
Conectarse a otros sistemas

eso entre otras cosas, al final la tecnología de RPA se puede expandir con algo de conocimientos de programación aunque la cantidad de objetos con los que ya cuentan es bastante grande dependiendo del producto. Recordemos una vez mas que este tipo de robots interactúan con los sistemas tal como lo haría un trabajador normalmente a través del mouse, teclado e interfaz.

Estas son las consideraciones a tener en cuenta cuando se seleccione un proceso para ser automatizado con RPA

Por otro lado el trabajo echo en conjunto por humanos y robots puede ser descrito en los siguientes tipos:

On-demand

Es cuando la persona dispara manualmente y de acuerdo a sus necesidades el robot para ejecutar una parte o la totalidad del proceso.
Side-by-side

Es cuando la persona mantiene el control del mouse y del teclado, mientras el robot esta trabajando por detras sin afectar las actividades del trabajador.
Interactive

Es cuando la persona mantiene interacción con el robot antes, durante y/o después de la ejecución.
Always-on

Es cuando el robot inicia el proceso automáticamente tomando el lugar del usuario y tiene el control completo del equipo.
Interconected

En este escenario es una mezcla completa donde los robots pueden interactuar con otros robots, incluso con humanos o sistemas, sencillamente es un entorno complejo de solución.